Kanalnetz, Sonderbauwerke (Regenbecken, Pumpstationen,..) und Kläranlage werden regelmäßig überwacht. Diese Betriebsüberwachung stellt einen Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Selbstüberwachung dar und ist deshalb mit der entsprechenden Sorgfalt auszuführen (s. DWA-A 199). Dabei müssen wichtige Betriebsabläufe und -ergebnisse festgehalten werden. Alle Dokumente und Berichte dienen dem Nachweis des ordnungsgemäßen Betriebs und sind mit Namen und Datum zu versehen. Die Dokumentation der Tätigkeiten erfolgt mit Betriebstagebüchern.
Die oberirdischen Gewässer sind Flussgebieten zugeordnet, aus denen sich die Bewirtschaftungszuständigkeiten ergeben. Bei kleinen Gewässern (Gewässer zweiter Ordnung) sind Städte und Gemeinden unterhaltspflichtig. Dabei sind die Gewässer so zu benutzen, dass deren ökologische Funktion möglichst wenig beeinträchtigt wird und jede vermeidbare Beeinträchtigung unterbleibt. Hieraus ergeben sich für den Unterhaltspflichtigen Aufsichts- und regelmäßige Kontrollpflichten, deren Durchführung entsprechend dokumentiert werden muss.
Die öffentliche Wasserversorgung obliegt der Gemeinde als Aufgabe der Daseinsvorsorge. Dabei ist zu gewährleisten, dass Wasser in guter Qualität und ausreichender Menge zur Verfügung gestellt wird. Hieraus ergibt sich eine besondere Verpflichtung zur Instandhaltung und Wartung der Anlagen zur Wasserversorgung, die mit einer entsprechenden Dokumentationspflicht einher geht.